Libere a ação e liderança inerentes a grupos de qualquer tamanho (90 min. a até 3 dias)
O que é possível? Quando as pessoas precisam enfrentar um desafio complexo compartilhado, você pode liberar sua criatividade e liderança inerentes, bem como sua capacidade de se auto-organizar. O Open Space possibilita a inclusão de todos na construção de agendas e na abordagem de questões que são importantes para eles. Tendo co-criado a agenda e estando livre para seguir suas paixões, as pessoas assumirão rapidamente a responsabilidade de resolver problemas e partir para a ação. Deixar de lado o controle central (ou seja, a agenda e atribuições) e colocar nas mãos de todos os participantes gera compromisso, ação, inovação e continuidade. Você pode usar o Open Space com grupos tão grandes quanto algumas milhares de pessoas!
Um dia um aluno perguntou: “Qual é a parte mais difícil da pintura?” O mestre respondeu: “A parte do papel onde nada é pintado é a mais difícil.” – Pintura Zen
Cinco elementos estruturais – Min Specs
1. Convite estruturante
- Convide as pessoas a virem e abordarem um problema complexo
- Convide os participantes a co-construir a agenda por postar sessões em que eles irão se reunir sobre tópicos pelos quais são apaixonados
- Convide os participantes a participar de qualquer sessão com a qual se importem
2. Como o espaço é organizado e materiais necessários
- Cadeiras em círculos concêntricos para 10–1.000 pessoas em uma sala grande ou espaço aberto
- Microfones são necessários para grupos maiores que 40
- Grande agenda em branco exposta em flip charts, papel de papel longo ou quadro branco.
- Agenda com espaço para comportar sessões suficientes que poderão emergir do grupo, considerando o desafio e o número de participantes (Uma regra é que 3 a cada 10 participantes irão postar uma sessão, por exemplo, haverá 15 sessões postadas vindas de 50 participantes).
3. Como a participação é distribuída
- Todos que se importam com o desafio em questão e aceitam o convite dos organizadores estão incluídos
- Todos têm oportunidades iguais de contribuir
- A “Lei dos Dois Pés” rege a participação de todos os participantes nas diversas sessões. Ele diz: “Vá e assista à sessão que você quiser, mas se você se encontrar em uma sessão em que você não está aprendendo ou contribuindo, use seus dois pés!”
4. Como configurar os grupos
- Comece juntos em um grande círculo (ou quantos círculos concêntricos forem necessários)
- Continue com grupos auto-organizados de diversos tamanhos em torno dos tópicos da agenda
5. Sequência de passos e alocação do tempo
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Modo Curto |
Modo Longo |
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90 minutos de tempo total |
Até 3 dias |
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Líder e/ou facilitador introduz o conceito e o procedimento do Open Space, incluindo a Lei dos Dois Pés e seus Quatro Princípios |
5 min. |
20-45 min. |
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Abertura do “Mercado”: participantes propõem tópicos além do horário e local para os grupos se encontrarem |
15 min. |
20-30 min. |
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Os que propuseram tópicos facilitam as sessões: grupos desenvolvem recomendações e planos de ação. Anotações são feitas e expostas ou postadas. |
2 rodadas de sessões de 30 min. ou 1 rodada de 60 minutos |
Diversas rodadas de sessões de 60 a 90 min. |
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Processamento, procedimentos distribuídos e fechamento |
10 min. |
60 min. Diariamente |
Por quê? Propósitos
- Gerar ação e construir energia, compromisso e liderança compartilhada
- Abordar problemas ou conflitos intratáveis por desencadear auto-organização
- Garantir que TODAS as questões que são mais importantes aos participantes sejam levantadas, incluídas na agenda e abordadas
- Tornar possível que os participantes assumam a responsabilidade de lidar com as questões com as quais se importam e pelo que acontece ou não
Dicas e Armadilhas
- Para começar, recomendamos a leitura do “Open Space Technology: A User’s guide” do fundador do Open Space, Harrison Owen. Todos os pontos para experimentar o Open Space pela primeira vez são incluídos e descritos muito claramente.
- Um desafio estimulante e um convite atraente são requisitos fundamentais.
- Escreva todo o processo em um único documento, preenchido e distribuído/compartilhado imediatamente durante a reunião.
- O facilitador deve introduzir a Lei dos Dois Pés, os Quatro Princípios e a mecânica do Open Space de uma maneira seriamente divertida.
- Como facilitador, reconheça quando você faz um julgamento (sobre o que é certo ou errado) ou quando tem uma ideia sobre como você pode ajudar, então “larga de mão”: faça uma coisa a menos!
- Uma reunião sem a Lei dos Dois Pés – ou seja, aquela em que a agenda é criada pelos participantes porém as pessoas não são livres para atender a sessão de sua escolha – NÃO é Open Space!
Combinações e Variações
- Reabra o Marketplace uma segunda vez a cada manhã (maiores colaborações podem surgir)
- Combine com Celebrity Interview, Appreciative Interviews e/ou TRIZ antes de você começar o Open Space e use o 25/10 Crowd Sourcing após o fechamento.
- Outras formas de Open Space são chamadas Desconferências e BarCamps.
Exemplos
- Para reuniões administrativas de todas as espécies
- Leia “Turning a Business Around” na Parte 3: “Stories from the Field”. Alison Joslyn lançou uma transformação de negócio convidando todos os funcionários para uma reunião de Open Space de três dias.
- Leia “Inventing Future Health-Care Practice” na Parte 3. Chris McCarthy usa o Open Space para direcionar a colaboração dos membros criativos da Innovation Learning Network.
- Imediatamente após uma fusão, para reunir todos os colaboradores de ambas empresas para definir os próximos passos e agir em conjunto.
- Compartilhar os protótipos de inovação de TI e desencadear ações colaborativas entre uma ampla gama de beneficiários.
Atribuição: Inventado por Harrison Owen (veja Open Space Technology: Um Guia do Usuário). Forma abreviada para se encaixar no ambiente das Estruturas Libertadoras por Henri Lipmanowicz e Keith McCandless.
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