Especifique apenas os absolutos “Devemos” e “Não devemos” para alcançar um propósito (35-50 min.)
O que é possível? Ao especificar apenas o número mínimo de regras simples, as Min Specs (especificações mínimas) que devem ser absolutamente respeitadas, você pode libertar um grupo para inovar sem barreiras. Respeitando as Min Specs garante-se que as inovações serão objetivas e responsáveis. Como os Dez Mandamentos, as Min Specs são restrições que possibilitam: elas detalham apenas os devemos e não devemos fazer. Você eliminará a desordem de regras não essenciais, as especificações máximas que bloqueiam a inovação. Muitas vezes, de duas a cinco Min Specs são suficientes para impulsionar o desempenho, por adicionar mais liberdade e mais responsabilidade à compreensão do grupo sobre o que deve ser feito para progredir. A partir da experiência de campo, os participantes moldam e adaptam as Min Specs juntos, trabalhando em unidade, como um. Seguir as regras permite que o grupo se solte!
Um designer sabe que alcançou a perfeição não quando nada mais se possa acrescentar, mas sim quando nada mais pode ser retirado. – Antoine de Saint-Exupéry
Cinco elementos estruturais – Min Specs
1. Convite estruturante
No contexto de uma atividade desafiadora, uma nova iniciativa, ou um gargalo estratégico, convide os participantes a gerar a lista completa de todos os ‘devemos’ e ‘não devemos fazer’ que eles devem considerar para alcançar um resultado bem-sucedido. Esta é a lista de especificações máximas (Max Specs).
Depois que a lista de especificações máximas tiver sido desenvolvida, peça aos participantes para reduzi-la ao mínimo necessário para alcançar seu objetivo. Convide-os a peneirar a lista item por item e eliminar todas as regras que obtenham uma resposta positiva para a pergunta: “Se quebrássemos ou ignorássemos essa regra, poderíamos ainda assim alcançar nosso objetivo?”
2. Como o espaço é organizado e materiais necessários
- Grupos de 4 a 7 pessoas sentadas em torno de pequenas mesas
- Papel para anotar as especificações máximas e mínimas
3. Como a participação é distribuída
- Todos os envolvidos na atividade ou programa podem participar
- Todos têm a mesma oportunidade para contribuir
4. Como configurar os grupos
- Comece individualmente, em seguida, pequenos grupos de 4 a 7
- Grupo inteiro para compartilhar
5. Sequência de passos e alocação do tempo
- Gere a lista de todas as atividades ‘devemos’ e ‘não devemos’ (especificações máximas), primeiro individualmente por um minuto, depois consolide e expanda no grupo pequeno por cinco minutos. Torne a lista o mais completa possível em pouco tempo. 6 min.
- Cada pequeno grupo testa cada especificação em sua lista Max Specs contra a declaração de propósito. Se a especificação pode ser violada e a finalidade ainda é alcançada, a especificação é eliminada da lista. 15 min.
- Faça uma segunda rodada, se necessário. 15 min.
- Compare entre pequenos grupos e consolide a lista mais curta. 15 min.
Por quê? Propósitos
- Avaliar e decidir o que é absolutamente essencial para o sucesso
- Abrir espaço para novas possibilidades
- Reduzir a frustração na linha de frente e libertar as pessoas da micro-gestão
- Concentrar ou redirecionar recursos e energias onde é importante
- Ajude a orientar a expansão e a disseminação de inovações com fidelidade
- Simplifique a estratégia em mercados de rápido movimento
Dicas e Armadilhas
- Concentre a atenção em um desafio tangível, não em uma situação imaginada ou que não tenha sentido para o grupo/organização
- Comece com uma lista completa “Devemos Fazer”
- Considerar o maior número possível de atores / partes interessadas que podem ser afetadas
- Seja implacável ao elimina “Devemos Fazer”: não permita que as especificações máximas se infiltrem
- Faça rodadas extras conforme necessário
- Faça as especificações mínimas oficiais! Viva por elas (diga não ao “sim, mas…”)
- Dê mais peso à experiência direta do campo do que ao conhecimento teórico
- Mantenha as Min Specs vivas, adaptando-as com base em experiências de campo e observações de Simple Ethnography (link aqui)
- Se os grupos estiverem com dificuldades, talvez seja necessário voltar ao círculo para esclarecer o propósito e certificar-se de que este é realmente importante.
- Aprenda mais em Edgeware e com Kathy Eisenhardt em Stanford
Combinações e Variações
- Faça uma segunda rodada de teste de propósito com a pergunta: “Se você seguiu todas Min Specs, exceto esta, você alcançaria seu objetivo?” Se sim, você pode eliminar esta especificação da lista.
- Ao invés de desenvolver Min Specs para o presente, peça às pessoas para especular sobre quais Min Specs devem moldar ações no futuro. Use-as para informar ao presente.
- Faça Min Specs com grupos virtuais usando a função de bate-papo para compartilhar respostas a cada pergunta “você pode violar esta especificação e atingir sua finalidade?”. Quando sua lista de Min Specs estiver ficando cada vez mais curta, abra a conversa por voz para todos.
- Simple Etnography ou Nine Whys podem revelar Min Specs implícitas ou tácitas (cave mais fundo!)
Exemplos
- A senadora Lynda Bourque Moss usou Min Specs para identificar os Devemos e Não Devemos Fazer para que todos os envolvidos compartilhem a responsabilidade de evitar o hábito de dirigir intoxicado e apoiar a nova legislação estadual. Leia a história de Lynda, “Passing Montana Senate Bill 29” nas Histórias de Campo.
- Após uma reunião Open Space em toda a empresa , Alison Joslyn desenvolveu um conjunto de Min Specs com os novos líderes de projeto de uma reviravolta corporativa. Veja “Turning a Business Around” nas Histórias de Campo.
- Inclua Min Specs em qualquer tarefa dada ou recebida.
- Exemplos de empresas, London Business School – Donald Sull
Material Adicional
Exemplo para introduzir Min Specs:
Atribuição: Estrutura Libertadora desenvolvida por Henri Lipmanowicz e Keith McCandless. Inspirado pela professora Kathleen Eisenhardt e pelo autor Paul Plsek (ver Zimmerman, Lindberg e Plsek Edgeware).
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