Defina os elementos passo-a-passo para conduzir reuniões a resultados produtivos (25 a 70 min.)
O que é possível? As causas mais comuns de reuniões disfuncionais podem ser eliminadas: propósito pouco claro ou falta de um objetivo comum, desperdício de tempo, participação restritiva, vozes ausentes, pensamento de grupo e participantes frustrados. O processo de projetar um storyboard elabora um propósito que se torna mais claro à medida que é combinado com microestruturas congruentes. Revela quem precisa ser incluído para uma implementação bem-sucedida. Os storyboards convidam os membros do projeto a definir cuidadosamente todos os elementos micro-organizacionais necessários para alcançar seu objetivo: um convite estruturante, espaço, materiais, participação, configurações de grupo, facilitação e alocação de tempo. Os storyboards impedem que as pessoas iniciem e executem reuniões sem um desenho explícito. Bons projetos geram resultados melhores do que o esperado, revelando fontes de inovação tácitas e latentes.
Exemplo de storyboard – Lançando uma iniciativa
Múltiplas disciplinas e grupos funcionais estão envolvidos. Observe que a facilitação é compartilhada.
Cinco elementos estruturais – Min Specs
1. Convite estruturante
Convide uma equipe de projeto (um subconjunto representativo do grupo) para criar um plano detalhado, incluindo dicas visuais, sobre como os participantes irão interagir para atingir seu objetivo.
2. Como o espaço é organizado e materiais necessários
- Uma parede com papel em rolo ou páginas de flip-chart
- Post-its e / ou deck de cartas de Estruturas Libertadoras
- Um Storyboard em branco (veja a tabela acima e a Figura 1 abaixo)
3. Como a participação é distribuída
- Todos os envolvidos na concepção e planejamento da reunião têm a mesma oportunidade de contribuir
4. Como configurar os grupos
- 1-2-All ou 1-All em ciclos rápidos para cada passo abaixo
5. Sequência de passos e alocação do tempo
- Esclareça o propósito do seu trabalho em conjunto (use Nine Whys, se necessário). 2 a 5 min.
- Descreva a abordagem padrão ou microestrutura que você usaria normalmente para esta sessão (incluindo quem está normalmente presente) e avalie como ela pode ser bem-sucedida ou falhar em atingir o objetivo declarado. 5 a 10 min.
- Reexamine e fortaleça a declaração de propósito, se necessário. 2 a 5 min.
- Reexamine e decida quem precisa participar ou estar envolvido. 2 a 5 min.
- Faça um brainstorm de microestruturas alternativas (estruturas convencionais e liberadoras) que possam atingir o objetivo. Determine se o objetivo pode ser alcançado em uma etapa. Se não, qual deve ser o propósito do primeiro passo? Continue apenas com o primeiro passo. 5 a 10 min.
- Determine quais microestruturas são mais adequadas para alcançar o objetivo: escolha uma e mais um backup. 2 a 10 min.
- Decida quem será convidado e quem facilitará a reunião. Digite todas as suas decisões no storyboard em branco. 2 a 10 min.
- Determine as perguntas e o processo que você usará para avaliar seu desenho (por exemplo, o desenho alcançou os resultados desejados? O grupo trabalhou de forma produtiva? Alguma coisa nova parece possível agora? Usar W3. 2 para 5 min.
Se várias etapas forem necessárias, converse com a equipe de desenho e organize uma reunião para trabalhar em um Design StoryBoards Avançado. 5 a 10 min.
Por quê? Propósitos
- Evocar um propósito claro para todos
- Tornar o trabalho em reuniões produtivo e agradável para todos
- Dar a todos a chance de fazer contribuições
- Promover a sinergia entre os participantes
- Ajudar todos a encontrar o seu papel, tornando visível o processo de desenho
- Revelar as fraquezas da prática atual e superá-las
- Acessar todas as fontes de conhecimento para inovação (explícita, tácita, latente / emergente)
Dicas e Armadilhas
- Encoraje e brinque seriamente com iterações rápidas; repita e aprofunde seu desenho
- No mínimo, trabalhe em pares (um segundo conjunto de olhos e ouvidos realmente ajuda) ou pequenos grupos
- Use ícones e esboços para desenvolver rapidamente a compreensão compartilhada e as ideias acionáveis
- Sempre inclua um relatório de desenho ou processamento (What, So What, Now What?)
- Não economize no tempo necessário para gerar um bom desenho. Um bom desenho compensa o tempo necessário para criá-lo, reduzindo o desperdício de tempo que se passa em reunião. Um desenho ruim gera frustração.
Combinações e Variações
- Use a mesma abordagem para mapear observações etnográficas de uma prática atual
- Use um gráfico de pizza para iluminar e equilibrar as metas e o fluxo do seu desenho
Exemplos
- Reuniões administrativas de todas as faixas
- Revisões de projeto
- Sessões de sala de aula
- Sessões de brainstorming
- Reuniões um-a-um
- Planejamento de uma sessão de aprendizado para uma conferência. Veja “Consertando um Sistema de Bem-Estar Infantil Quebrado” na Parte Três: Histórias do Campo.
Atribuição: Estrutura Libertadora desenvolvida por Henri Lipmanowicz e Keith McCandless.
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