Ecocycle Planning

Analise o Portfólio Completo de Atividades e Relacionamentos para Identificar Obstáculos e Oportunidades para o Progresso (95 min.)

O que é possível? Você pode eliminar ou atenuar gargalos comuns que sufocam o desempenho, examinando o portfólio de atividades de seu grupo, identificando quais elementos estão carecendo de recursos e quais estão rígidos e prejudicando o progresso. O Ecocycle possibilita peneirar, priorizar e planejar ações com todos os envolvidos nas atividades ao mesmo tempo, em oposição à maneira convencional de fazê-lo a portas fechadas com um pequeno grupo de pessoas. Além disso, o Ecocycle ajuda todos a ver a floresta e as árvores – eles veem onde suas atividades se encaixam no contexto maior com os outros. O Ecocycle Planning convida os líderes a se concentrarem também na destruição e renovação criativa, além de temas típicos de crescimento ou eficiência. O Ecocycle torna possível estimular a agilidade, a resiliência e o desempenho sustentado, incluindo todas as quatro fases de desenvolvimento no processo de planejamento.

Abaixo: Material de apresentação que usamos para apresentar o Ecocycle Planning

 

Cinco elementos estruturais – Min Specs

1. Convite estruturante

Convide o grupo a visualizar, organizar e priorizar as atividades atuais, usando quatro fases de desenvolvimento: gestação, nascimento, maturidade e destruição criativa.

Convidar o grupo a formular passos de ação ligados a cada fase: ações que acelerem o crescimento durante a fase de nascimento, ações que prolonguem vida ou aumentem a eficiência durante a fase de maturidade, ações para podar a madeira morta ou transformem em adubo as práticas rígidas durante a fase de destruição criativa. Conecte pessoas criativas ou prepare o terreno para o nascimento durante a fase de gestação. As posturas de liderança necessárias para cada fase podem ser caracterizadas como empreendedora, gestora, herege (antidogmático) e networker.

2. Como o espaço é organizado e materiais necessários

  • Uma sala com uma parede plana aberta e espaço aberto para os participantes ficarem confortavelmente em frente à parede

  • Cadeiras para as pessoas se sentarem em quartetos, com ou sem pequenas mesas redondas

  • Um mapa Ecocycle para cada participante e uma versão grande em uma parede

  • Post-its para cada atividade

3. Como a participação é distribuída

  • Todos os envolvidos no trabalho estão incluídos, todos os níveis e funções.

  • Todos têm oportunidades iguais de contribuir.

4. Como configurar os grupos

  • 1-2-4-All

  • Grupos pequenos para etapas de ação

5. Sequência de passos e alocação do tempo

  • Introduza a ideia do Ecocycle e distribua um mapa em branco para cada participante. 5 min.
  • Peça aos participantes para gerar suas listas de atividades individuais: “Para o seu grupo de trabalho (por exemplo, departamento, função ou empresa inteira), faça uma lista de todas as atividades (projetos, iniciativas) que ocupam seu tempo.” 5 min.
  • Peça-lhes que trabalhem em pares para decidir a colocação de todas as atividades no Ecocycle. 10 min.
  • Convide-os a formar quartetos e finalize a colocação de atividades no mapa Ecocycle. 15 min.
  • Peça a cada grupo para colocar suas atividades em post-its e criar um mapa de sala inteira convidando os grupos um a um para colocar seus post-its no mapa maior. 15 min.
  • Peça a cada grupo para recuar e digerir o padrão de posicionamentos. Peça-lhes para se concentrarem em todas as atividades sobre as quais haja consenso sobre a colocação delas. Pergunte: “Que atividades precisamos interromper ou destruir de forma criativa para progredir? Quais atividades precisamos expandir ou iniciar para progredir? ”15 min.
  • Em pequenos grupos, para cada atividade que precisa ser interrompida (atividades que estão na Armadilha da Rigidez), crie uma etapa de ação inicial. 10 min. ou mais, dependendo do número de atividades e grupos.
  • Em pequenos grupos, para cada atividade que precisa iniciar ou obter mais recursos (atividades na armadilha da Pobreza), crie uma etapa de ação inicial. 10 min. ou mais como acima.
  • Peça a todos os grupos que se concentrem em todas as atividades para as quais não há consenso. Faça uma breve conversa para entender as diferenças de posicionamento. Quando possível, crie etapas de primeira ação para lidar com cada uma delas. 10 min.

Por quê? Propósitos

  • Estabelecer prioridades
  • Equilibrar um portfólio de estratégias
  • Identificar desperdício e oportunidades para liberar recursos
  • Trazer e ouvir todas as perspectivas de uma só vez
  • Criar resiliência e absorver disrupções, reorganizando os programas juntos
  • Para revelar toda a imagem, a floresta e as árvores

Dicas e Armadilhas

  • Não faça sua primeira sessão de planejamento de ciclo com todo o portfólio de estratégias de mercado do seu grupo. Comece com algo mais simples, tangível e com experiência compartilhada.
  • Lembre aos participantes que todas as fases do Ecocycle devem ser partes de uma organização saudável.
  • Seja muito claro sobre o domínio ou o tipo de atividades que estão sendo consideradas – verifique as atividades para ter certeza de que elas estão em escala e domínio semelhantes
  • Inclua visualizações de dentro e de fora da organização ou função (diversos participantes e clientes podem ajudar)
  • Preparações e critérios explícitos para cada quadrante podem ajudar ou interferir
  • Não hesite em fazer uma segunda rodada
  • Identificar as Armadilhas de Rigidez e Pobreza, além de conectar atividades específicas com esses rótulos, inaugura a busca por soluções
  • Aprenda mais com a professora Brenda Zimmerman, da Change-Ability, e veja o trecho de seu livro Edgeware, na aba Publicações

Combinações e Variações

  • Peça aos participantes para fazer uma lista de todos os seus relacionamentos importantes com clientes / fornecedores internos e externos (além de suas atividades) e colocá-los no Ecocycle. Peça-lhes para avaliar as relações com as mesmas perguntas usadas para as atividades e incluí-las nas últimas quatro etapas do processo de planejamento do Ecocycle. Altamente recomendado!
  • Combine com Panarchy, 1-2-4-All, WINFY e Open Space
  • TRIZ pode ajudar a aprofundar o quadrante da Destruição Criativa
  • Use com grupos virtuais, convidando os participantes a colocar suas avaliações de Ecocycle com um ponto no quadro branco, depois converse em duplas e com todo o grupo sobre o padrão que surge. Antes de entrar em plenária, use o silêncio e o bate-papo pareado (1-2-All) para aumentar o entendimento. O grupo precisa estar de acordo com uma lista curta de atividades ou relacionamentos para ajudar a simplificar o mapeamento. Numere de cada item e convide os indivíduos a posicionar os elementos um a um. Filtre e classifique as respostas com um quadro branco e uma pessoa desempenhando um papel de “sintetizador”. Não se preocupe com a perfeição nas primeiras rodadas. Sessões virtuais podem aprofundar ou complementar encontros presenciais.
  • W3 e 25/10 Crowd Sourcing podem ajudar a estimular as etapas de ação

Exemplos

  • Para revisão de portfólio de serviços com um departamento de tecnologia da informação;
  • Para executivos de enfermagem e acadêmicos, transformando sua abordagem à educação (avaliando a história, bem como iniciativas de mudança propostas);
  • Para planejar mudanças na vida pessoal de um indivíduo, analisar as atividades e definir os próximos passos;
  • Para acelerar o desempenho de uma equipe executiva no meio da integração de uma empresa recém-adquirida (filtrando a combinação de duas linhas de produtos e oportunidades de pesquisa).

Material de apoio

Ecocycle Planning HandOut (PDF para download)

Atribuição: Adaptado por Henri Lipmanowicz e Keith McCandless da professora Brenda Zimmerman (ver www.change-ability.ca) e ecologistas (ver http://www.resalliance.org).

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