Desenvolver estratégias para operar em uma variedade de futuros plausíveis, porém imprevisíveis (100 min.)
Estar preparado contra surpresa é ser treinado. Estar preparado para surpresa é ser educado. – James P. Carse
O que é possível? Você pode ajudar um grupo diversificado a testar rapidamente a viabilidade das estratégias atuais e desenvolver sua capacidade de responder rapidamente a desafios futuros. Esta estrutura libertadora prepara um grupo para a elaboração de estratégias. Ele não produz um plano a ser implementado como projetado, mas constrói resiliência: a capacidade de moldar ativamente o sistema e estar preparado para responder à surpresa. Isso significa estar mais apto a ver diferentes futuros se desdobrando, mais bem preparado para agir de maneira distribuída e mais preparado para absorver disrupções de forma resiliente.
Cinco elementos estruturais – Min Specs
1. Convite estruturante
- Convide o grupo a identificar e explorar as “realidades” mais críticas e incertas em seu ambiente operacional ou mercado;
- Em seguida, convide-os a formular estratégias que os ajudem a operar com sucesso nessas diferentes situações.
2. Como o espaço é organizado e materiais necessários
- Quatro grupos de cadeiras ao redor das mesas
- Papel, post-it, flip charts ou papel de tapeçaria para cada grupo
3. Como a participação é distribuída
- Todos os responsáveis pelo planejamento e a execução da estratégia estão incluídos
- Todos têm oportunidades iguais de contribuir
4. Como configurar os grupos
- Tenha um grupo grande e diversificado o suficiente para dividi-lo em quatro pequenos grupos separados para desenvolver os quatro cenários e as estratégias relacionadas;
- Se não, faça dois pequenos grupos
5. Sequência de passos e alocação do tempo
- Descreva a sequência de etapas. 2 minutos.
- Convide os participantes a fazer uma lista das incertezas que enfrentam, perguntando: “Em seu ambiente operacional, quais fatores são impossíveis de prever ou de controlar sua direção?” 5 min.
- Priorize os fatores mais críticos perguntando: “Quais fatores ameaçam sua / nossa capacidade de operar com sucesso?” 10 min.
- Selecione os dois mais críticos e mais incertos (X e Y), com base na história e na experiência do grupo. 5 min.
- Crie uma grade com dois eixos – X e Y – sendo o fator a ser representado em cada eixo com “+” e “-” (mais e menos). Por exemplo, para o eixo X, se o número de novos produtos for um fator criticamente incerto, uma extremidade do eixo X é “um grande número de novos produtos” e a outro “sem novos produtos”. Repita para o fator e eixo Y. Por exemplo, se a proteção por patente é um fator crítico, uma extremidade do eixo Y é uma “forte proteção de patente” e a outra seria “sem proteção de patente”. Quatro quadrantes são criados. Veja o exemplo abaixo. 5 min.
- Cada um dos quatro grupos nomeia criativamente cada um dos quadrantes e descreve brevemente o cenário para ele. 10 min.
- Os quatro grupos compartilham seus cenários brevemente. 2 minutos cada, 8 min.
- Cada grupo debate três estratégias que ajudariam o grupo a operar com sucesso no cenário descrito. 10 min.
- Os quatro grupos compartilham suas estratégias brevemente. 2 minutos cada, 8 min total.
- Todo o grupo examina os resultados para identificar quais estratégias são robustas (estratégias que podem ser bem-sucedidas em vários quadrantes) e quais estão protegidas (estratégias que podem ter sucesso em apenas um cenário, mas podem proteger o sistema de uma calamidade plausível). O equilíbrio de estratégias só pode ter sucesso em um cenário. 10 min.
- Cada pequeno grupo processa a atividade com What, So What, Now What? 10 min.
- Os quatro grupos compartilham seus depoimentos e todo o grupo toma as decisões sobre os primeiros passos a serem tomados usando W3 What, So What, Now What. 10 min.
- Abaixo: Material de apresentação que usamos para introduzir Critical Uncertainties
Por quê? Propósitos
- Testar a viabilidade das estratégias atuais, expondo pressupostos e incertezas;
- Aumentar a capacidade de todos para se adaptar rapidamente e absorver as rupturas de forma resiliente;
- Diferenciar prioridades em termos de estratégias robustas e de cobertura;
- Desenvolver mais confiança em toda a organização na gestão do futuro incognoscível;
- Ampliar o leque de opções estratégicas.
Dicas e Armadilhas
- Quando debatendo incertezas, lembre-se de previsões erradas e eventos que pegaram o grupo de surpresa;
- Desafie o pensamento idealista;
- Use 1-2-4-All em ciclos muito curtos para cada etapa;
- Divirta-se com a criação de um nome para cada quadrante (os títulos de músicas e livros funcionam bem);
- Divirta-se desenvolvendo os cenários, por exemplo, transformando-os em relatórios de jornais sobre uma situação futura;
- Notas de post-it ajudam na combinação e recombinação de ideias nos quadrantes;
- Independentemente do papel, algumas pessoas são naturais: celebre suas habilidades.
Combinações e Variações
- Construa partir desta curta sessão um planejamento de cenários completo;
- Para cada cenário, convide pequenos grupos para dramatizar uma interação típica com um cliente ou um produto no futuro que coloque suas estratégias em jogo;
- Combine com Conversation Café, Purpose-To-Practice, WINFY , Open Space, Wicked Questions e Min Specs.
Exemplos
- Para explorar quais características devem ser incluídas em um produto ou serviço que será lançado.
- Para a política nacional e os líderes operacionais moldarem os próximos passos em uma iniciativa de reforma da saúde.
- Para líderes de TI que se preparam para desafios de implementação em múltiplos países de uma região.
- Para executivos e líderes operacionais criarem uma visão estratégica de 10 anos.
- Para os diretores executivos de ONGs que respondem a mudanças inesperadas no financiamento e na percepção pública.
- Para aconselhar jovens em ambientes instáveis, em risco de abandonar a escola ou começar a viver na rua.
Atribuição: Estrutura Libertadora desenvolvida por Henri Lipmanowicz e Keith McCandless, inspirados pelo Consultor Jay Ogilvy.
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